Tổng đài điện thoại PABX và IP PBX, lựa chọn nào cho doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trước đây thường sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại PABX, và ngày nay theo xu hướng đã chuyển nhiều sang VoIP, vậy chúng khác gì nhau? và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp là gì?

Tổng đài điện thoại PABX sử dụng truyền thông tin thoại Analog trên đường dây điện, trong khi đó tổng đài điện thoại IP PBX sử dụng giao thức thoại VoIP qua Internet. Cả hai cách này đều là để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng: thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại.

Các hệ thống tổng đài PABX truyền thống đã có từ nhiều năm trước và chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần mạng điện thoại chuyên dụng. VoIP là một sự phát triển gần đây sử dụng Internet để thực hiện cuộc gọi. Khi bạn quyết định giữa hai lựa chọn, hãy cân nhắc những lợi thế và bất lợi của cả hai lựa chọn, hầu hết chúng phụ thuộc phần lớn vào tình hình và mục tiêu cuối cùng của bạn.

PBX-VoIP
PBX-VoIP

Giao thức kết nối giữa 2 hệ thống tổng đài điện thoại

Sự khác biệt chính giữa PABX và VoIP là cách chúng kết nối người dùng. Hệ thống PABX về cơ bản là một mạng điện thoại nhỏ sử dụng các đường dây điện thoại tiêu chuẩn cho các cuộc gọi đến và đi. Để thiết lập được một hệ thống tổng đài điện thoại như vậy sẽ bao gồm tổng đài PABX chuyển mạch/định tuyến các cuộc gọi Analog, kết nối tới trung kế mạng PSTN và nhiều đường dây điện kết nối các điện thoại để bàn riêng lẻ trong toàn công ty. Điều này làm cho chúng trở nên rất cồng kềnh bởi hệ thống dây điện thoại và sự phức tạp lập trình cho chúng hoạt động. Hệ thống tổng đài điện thoại PABX do vậy cũng đòi hỏi nhiều chi phí vận hành, bảo dưỡng hơn, cũng như khó mở rộng trong tương lai vì phụ thuộc rất nhiều vào phần cứng.

Hệ thống thoại VoIP đơn giản hơn đáng kể, vì nó truyền dữ liệu thoại qua Internet nên có thể sử dụng hạ tầng mạng LAN sẵn có của doanh nghiệp thay vì phải đầu tư cáp điện riêng. Chúng cũng có thể hỗ trợ kết nối có dây với cáp mạng ethernet, có hỗ trợ PoE giúp đơn giản hóa việc lắp đặt và triển khai. Hơn thế nữa, doanh nghiệp cũng thể dùng mạng Wifi không dây để lắp đặt tổng đài điện thoại VoIP, giúp triển khai nhanh chóng và tiếp cận các khu vực không thể chạy được dây cáp mạng. VoIP là giải pháp giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư phần cứng và dễ dàng mở rộng trong tương lai.

Tùy chọn thiết bị và bổ sung tính năng

Một trong những điểm khác biệt quan trọng nhất giữa VoIP và PABX là thiết bị và các tính năng hỗ trợ thực hiện cuộc gọi. Các hệ thống PABX truyền thống có những lựa chọn thiết bị tương tự tiêu chuẩn: điện thoại cố định có dây hoặc không dây và tai nghe dành cho các ứng dụng rảnh tay. Khi thêm các tính năng lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi là những điều xa xỉ mà người dùng cần phải mua thêm. Các thiết bị hỗ trợ các tính năng này đều là các phần cứng gắn ngoài và đòi hỏi sự tích hợp, cài đặt đáng kể để cho chúng hoạt động.

Tổng đài IP/VoIP được tích hợp sẵn các tính năng lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,… Chúng cũng hỗ trợ nhiều tùy chọn thiết bị đầu cuối đa dạng và linh hoạt, có thể là điện thoại để bàn IP Phone hoặc là những phần mềm VoIP được cài đặt trên Smartphone, máy tính PC và có thể dùng trộn lẫn với nhau. Ngoài ra, VoIP còn có thể hỗ trợ các cuộc gọi điện giữa các chi nhánh ở xa chỉ cần có kết nối Internet, giảm đáng kể chi phí cuộc gọi nội bộ và đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh trên phạm vi quốc gia hoặc trên thế giới.

Cấu hình thân thiện với người dùng

Khi thực hiện cấu hình để cho hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động, VoIP cung cấp nhiều tùy chọn cấu hình hơn PABX. Bởi vì hệ thống VoIP được quản lý trực tiếp từ máy tính, chúng dễ dàng cài đặt trên giao diện Web, ngay cả khi bạn không có kiến ​​thức cấp chuyên gia. Cho dù bạn đang làm việc với một VoIP PBX nhỏ hay một hệ thống lớn hơn, bạn có thể thực hiện các thay đổi các cài đặt này trên giao diện trực tuyến từ bất kỳ nơi nào miễn là có kết nối Internet. Hệ thống VoIP có thể được thiết lập để chuyển cuộc gọi đến nhiều số hoặc một số dựa trên các điều kiện cụ thể, như thời gian trong ngày, số gọi đến hoặc ngày trong tuần. Hệ thống VoIP cũng cung cấp khả năng chuyển thư thoại sang văn bản.

Hệ thống tổng đài điện thoại PBX có thể được định cấu hình để định tuyến cuộc gọi đến các máy lẻ cụ thể hoặc để chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến một số cụ thể, nhưng nó thiếu tính linh hoạt như các thiết lập VoIP. Ngoài ra, các thay đổi phải được thực hiện bởi một quản trị viên có kiến ​​thức chuyên sâu về hệ thống chứ không phải bởi người dùng cá nhân.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất

Tổng đài điện thoại PBX được sử dụng bởi một công ty hoặc tổ chức chỉ có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí tại 1 địa điểm duy nhất, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về các yếu tố bên ngoài. Hiệu suất của tổng đài PBX gần như phụ thuộc hoàn toàn vào các điều kiện bên trong, chẳng hạn như số lượng người dùng và số lượng đường truyền vật lý tại khu vực lắp đặt trong một văn phòng, 1 tòa nhà.

Các cuộc gọi VoIP sử dụng đường truyền Internet, do vậy bạn sẽ không bị giới hạn về địa lý khi thực hiện nghe gọi, tuy nhiên VoIP phụ thuộc rất lớn vào chất lượng băng thông Internet do Nhà cung cấp dịch vụ Internet phân bổ. Ngoài ra, vì các kết nối cáp Ethernet thường được chia sẻ bởi nhiều người dùng cùng với nhiều dịch vụ khác nhau nên cũng đồng thời có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng của một cuộc gọi VoIP. Trong hầu hết các trường hợp, cuộc gọi VoIP liên quan đến một số yếu tố bên ngoài mà người dùng cá nhân không thể kiểm soát.

Xu hướng lựa chọn tổng đài điện thoại

Thời đại kỹ thuật số đã thúc đẩy công nghệ phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp có nhu cầu ngày càng tăng về các giải pháp truyền thông hiệu quả về chi phí, có thể hỗ trợ tính di động. Các hệ thống thoại phục vụ cho truyền thông ngày nay cũng cần phải có đầy đủ tính năng trọn gói, cho phép người dùng thực hiện liên lạc linh hoạt. Các tùy chọn này có thể đáp ứng các cuộc gọi, đàm thoại hội nghị và các loại phương thức liên lạc khác như email, SMS,… mà doanh nghiệp yêu cầu.

Khi mà hiệu suất và hạn chế về phần cứng, tính năng của tổng đài PABX trở thành vấn đề lớn, kém linh hoạt và tốn kém chi phí, nhân lực để vận hành. Hệ thống PABX như vậy không còn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp hiện đại nữa. Theo thời gian, các thiết bị tổng đài PABX, các điện thoại để bàn Analog đã dần ngừng sản xuất do các nhược điểm cố hữu, khó khắc phục. Thì các thiết bị VoIP lại có cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn, bổ sung thêm các tính năng tăng thêm trải nghiệm cho người dùng.

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP

Đây là lý do tại sao không có gì ngạc nhiên khi thị trường VoIP tiếp tục phát triển ngày càng mạnh mẽ. Xét cho cùng, các doanh nghiệp luôn quan tâm tới vấn đề tối ưu chi phí, bao gồm cước gọi điện thoại và vận hành bảo trì. Bên cạnh đó, họ cũng cần các giải pháp để cải thiện giao tiếp và hợp tác với các nhân viên từ xa khi có nhiều chi nhánh toàn cầu hoặc làm việc tại nhà (Work from home). Điều này làm tăng nhu cầu về các sản phẩm VoIP như tổng đài IP, điện thoại IP giá rẻ.

Ngoài ra, xu hướng sử dụng các thiết bị không dây Wifi tại các cơ quan chính phủ, các công ty tư nhân trên toàn thế giới. Những phát triển này dẫn xu hướng sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại Wifi không dây cho các dịch vụ thoại và dữ liệu chất lượng cao cho các doanh nghiệp. Ngành công nghiệp VoIP sẽ tiếp tục phát triển để tạo ra tác động lớn hơn đến cách thức hoạt động kinh doanh toàn cầu, và ngay từ bây giờ, người dùng đã và đang gặt hái được rất nhiều lợi ích của VoIP khi áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.