Tổng đài IP (Voice Over IP), hay còn gọi là tổng đài VoIP là một công nghệ mới có xu hướng phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Khác với các tổng đài PABX truyền thống trước đó, VoIP sử dụng IP (Giao thức Internet) và dùng cáp Ethernet hoạt động trên mạng LAN để truyền âm thanh giọng nói.

Tổng đài điện thoại IP/VoIP tích hợp sẵn các tính năng hiện đại IVR, ghi âm giọng nói, chuyển cuộc gọi, quay số nhanh, thư thoại, cuộc gọi hội nghị, cuộc gọi chờ, chuyển tiếp cuộc gọi và chuông tự động. và dễ dàng mở rộng hệ thống, nên phù hợp với hơn rất nhiều cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tổng đài IP cũng linh hoạt hơn vì chúng có thể sử dụng giao diện FXO/FXS kết nối với PSTN thường thấy ở PABX, đồng thời có giao diện cáp Ethernet để kết nối tới máy điện thoại để bàn IP-Phone.

Tổng đài IP có 2 loại chính: tổng đài vật lý lắp đặt tại văn phòng doanh nghiệp và tổng đài ảo lắp đặt tại các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông VoIP.

• Tổng đài IP vật lý: là thiết bị đặt tại văn phòng của bạn, có kết nối tới các điện thoại IP trong mạng LAN/WAN có dây hay không dây Wifi. IP PBX vật lý cho phép bạn toàn quyền quản lý hệ thống và tài nguyên, có thể tự nâng cấp và không phải trả phí duy trì dịch vụ hàng tháng theo từng máy nhánh. Do vậy giải pháp tổng đài này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng lớn nhân viên tại mỗi văn phòng của trụ sở/ chi nhánh hơn.
• Tổng đài ảo được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ VoIP: Bạn phải trả phí duy trì hàng tháng cho mỗi số máy nhánh và được phân quyền quản lý các tính năng theo các gói mà bạn thuê. Do vậy giải pháp này phù hợp hơn với các doanh nghiệp có ít nhân viên và không muốn lo lắng tới việc thiết lập, bảo trì, bởi vì các công ty cung cấp dịch vụ sẽ làm giúp bạn vấn đề này.

Các câu hỏi thường gặp về tổng đài điện thoại IP/ VoIP

Vẫn không chắc liệu bạn có cần một hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của mình hay không? Dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời có thể giúp bạn đi đến quyết định

Tổng đài điện thoại có cần cho kinh doanh?

Câu trả lời đơn giản là CÓ. Bởi vì phần lớn thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào cách giao tiếp chuyên nghiệp mà họ thể hiện. Để khách hàng liên hệ với bạn theo một đường dây kinh doanh bởi một số Hotline duy nhất, thường được trả lời bởi lễ tân tự động, các hướng dẫn thân thiện để kết nối trực tiếp tới người phụ trách, gặp trực tiếp tổng đài viên nếu muốn theo cách mà họ muốn là điều tuyệt vời để làm họ hài lòng.

Có phải trả cước phí gọi nội bộ và đàm thoại trực tuyến đa phương nội bộ không?

Có nhiều lý do để toàn bộ nhân viên không thể làm việc tập trung ở một văn phòng, như ở các chi nhánh khác nhau trên cả nước, hoặc chi nhánh nước ngoài, hoặc làm việc từ xa tại nhà (work form home), hoặc làm việc tại các dự án mới. Bạn sẽ không cần lo lắng tới cước phí cho các cuộc gọi nội bộ giữa các nhân viên với nhau hoặc các cuộc họp trực tuyến đa phương nội bộ. Bởi VoIP cho phép bạn thực hiện các cuộc nội bộ không giới hạn địa lý, chỉ cần có đường Internet.

Có giữ được số máy Hotline làm việc 24/24H không?

Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi có sẵn giúp bạn luôn giữ sự liên lạc với khách hàng, dù là ngoài giờ làm việc hoặc bạn có việc bận không có tại vị trí làm việc. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào và luôn cho khách hàng cảm giác là bạn luôn ở cạnh họ để giải đáp các thắc mắc mà họ lo lắng.

Có lắp đặt điện thoại tại nhiều chi nhánh khác nhau không?

Bạn có thể linh hoạt lắp đặt các điện thoại ở nhiều chi nhánh khác nhau hoặc di chuyển các điện thoại này tới bất kì nơi nào mà bạn muốn chỉ với 1 tổng đài IP duy nhất và thống nhất, , miễn là có đường truyền Internet. Điều này làm tất cả các nhân viên của bạn như ngồi làm việc chung tại 1 văn phòng.

Có thể ghi âm cuộc gọi được không?

Một số nội dung các hội thoại giữa nhân viên và khách hàng quan trọng để giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm. Bạn có thể nghe lại bản ghi vào bất kỳ thời gian nào, chia sẻ với bộ phận nghiên cứu sản phẩm R&D, hoặc giải quyết các khiếu nại giữa nhân viên tư vấn và khách hàng.

Lắp đặt và cài đặt hệ thống có khó không?

Câu trả lời là RẤT DỄ. VoIP giúp người dùng phổ thông không còn lo lắng tới việc lắp đặt và cài đặt hệ thống nữa. Với điện thoại VoIP không dây Wifi, đơn giản là bạn chỉ cần chọn vị trí đặt máy và nằm trong vùng phủ sóng Wifi. Khi lắp đặt điện thoại có dây, bạn có thể đặt máy tại vị trí đầu RJ45. Cài đặt hệ thống, khai báo SIP đều qua giao diện Web thân thiện, dễ hiểu. Bạn có thể cài đặt tại chỗ hoặc từ xa dễ dàng qua mạng Internet.

Bạn có thể tham khảo thêm cách lắp đặt tại ĐÂY.

Mở rộng hệ thống có dễ dàng không?

Câu trả lời là CÓ. Bạn chỉ cần mua thêm điện thoại và cấu hình tài khoản SIP, không cần lắp đặt thêm phần cứng hoặc phụ kiện lắp đặt phức tạp nào khi mở rộng thêm điện thoại cho nhân viên.

Lợi ích khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP

VoIP là viết tắt của Voice over IP, VoIP là hệ thống điện thoại truyền các cuộc gọi qua kết nối internet. Hệ thống điện thoại VoIP lấy dữ liệu thoại và chuyển đổi nó thành các tệp kỹ thuật số có thể được truyền đi, sau đó được giải mã bởi điện thoại của người nhận ở đầu bên kia của cuộc gọi. Lợi ích của hệ thống điện thoại VoIP so với hệ thống điện thoại truyền thống là gì? Hãy xem xét một số cách thực hiện thay đổi này có thể giảm đầu tư chi phí và thời gian trong khi tăng năng suất.

Giảm cước phí điện thoại

Thay vì sử dụng gọi điện thoại đường dài của dịch vụ nhà mạng cho các cuộc gọi nội bộ, tất cả dữ liệu liên lạc được chuyển thành các gói và gửi qua mạng IP. Mạng IP mà doanh nghiệp của bạn sử dụng có thể là kết nối Internet, kết nối IP trực tiếp đến nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn hoặc kết hợp cả hai. Điện thoại của bạn giờ có thể kết nối tới bất kỳ máy nhánh của đồng nghiệp nào ở bất kỳ nơi nào, miễn là đăng ký SIP với tổng đài và có Internet và hoàn toàn miễn phí. Do vậy, việc sử dụng VoIP cho doanh nghiệp giúp giảm chi phí thoại hàng tháng.

Linh hoạt và cơ động

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên hay phải di chuyển, các dịch vụ VoIP có thể mang lại lợi ích to lớn vì bạn có thể mang theo máy điện thoại và sử dụng dịch vụ mọi lúc mọi nơi, không có giới hạn vật lý. Bạn có thể tự do di chuyển theo yêu cầu của doanh nghiệp mà không phải chịu thêm bất kỳ chi phí nào.

Điều này không thể có được khi dùng hệ thống điện thoại truyền thống, do chúng bị ràng buộc bởi đường dây điện vật lý kết nối tới từng máy điện thoại, đến nhà riêng hoặc doanh nghiệp được gán số điện thoại riêng.

Giảm chi phí lắp đặt và vận hành, bảo trì

Sử dụng mạng không dây Wifi và LAN có sẵn giúp bạn không mất thêm chi phí để lắp đặt hạ tầng dây riêng cho hệ thống thoại. Việc lắp đặt và cài đặt dễ dàng với bất kỳ nhân viên phổ thông nào giúp bạn không cần lo lắng tới việc chỉ định riêng 1 nhân viên IT chuyên nghiệp để thiết lập, lắp đặt, cài đặt và bảo trì hệ thống