Thiết kế, thi công lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ giá rẻ doanh nghiệp

Thiet-ke-thi-cong-lap-dat-tong-dai-dien-thoai-noi-bo

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ đóng vai trò quan trọng trong mạng truyền thông liên lạc trong doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, bệnh viện, trường học, nhà máy sản xuất và các tổ chức kinh doanh khác. Lắp đặt tổng đài điện thoại là giải pháp lý tưởng để cung cấp phương tiện liên lạc giá rẻ tối ưu cho nhóm các nhân viên và các bộ phận kết nối nội bộ với nhau và ra khách hàng bên ngoài.

Cho dù ngày nay người dùng có xu hướng sử dụng nhiều hơn các ứng dụng OTT liên lạc trên các thiết bị điện thoại di động cầm tay, tuy nhiên hệ thống tổng đài điện thoại vẫn là phương tiện giúp các doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện, nhà nghỉ,… thúc đẩy mạnh mẽ công việc kinh doanh, giảm bớt việc di chuyển đi lại. Chúng cũng giúp cho nhân viên và khách hàng dễ dàng hơn trong giao tiếp, nâng cao hiệu quả bán hàng và chất lượng dịch vụ.

Khi cân nhắc tới việc đầu tư tổng đài điện thoại, bạn có thể cân nhắc tới tổng đài nội bộ Analog PABX truyền thống hay VoIP mới hơn. Điều khác biệt chủ yếu giữa 2 công nghệ này là:

  • Hệ thống tổng đài điện thoại PABX: cung cấp tính năng cơ bản: DISA, nghe gọi nội bộ trong phạm vi văn phòng và giá thiết bị rẻ.
  • Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP: đã được tích hợp sẵn nhiều tính năng hiện đại có sẵn như lễ tân ảo IVR, Ghi âm cuộc gọi, nghe gọi nội bộ miễn phí không bị giới hạn khoảng cách qua mạng Internet và giá thiết bị VoIP thường đắt hơn đáng kể. Các thiết bị đầu cuối là điện thoại bàn cũng linh hoạt hơn: có thể hỗ trợ WI-Fi không dây, dùng cáp Ethernet và hỗ trợ cấp nguồn qua mạng PoE.

1. Các lưu ý quan trọng khi thiết kế, thi công lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ

1.Số lượng nhân viên

Số lượng nhân viên quyết định tới loại tổng đài nội bộ và số lượng máy điện thoại để bàn tương ứng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định số lượng nhân viên làm việc tại vị trí lễ tân, thư ký, quản lý để mua máy điện thoại đa chức năng phù hợp.

2.Đường trung kế kết nối ra mạng diện rộng

Tổng đài có thể sử dụng Siptrunk hoặc giao diện CO-line (Analog-FXO) làm đường trung kế bưu điện kết nối ra mạng điện rộng. Bạn có thể cần cân nhắc số lượng Hotline khi dùng SIPtrunk và giao diện đường vào bưu điện CO-line cho tổng đài.

3. Hạ tầng cáp mạng và không dây

  • Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX cần mạng cáp điện thoại riêng để kết nối tổng đài PABX và điện thoại bàn Analog. Mạng cáp này có thể thi công lắp đặt độc lập hoặc sử dụng 1 số cáp từ cáp mạng LAN không dùng tới.
  • Mạng tổng đài điện thoại nội bộ Wifi không dây cần tính toán tải của Wifi Router/Wifi AP hiện có và xác định vùng phủ sóng để đặt điện thoại để bàn Wi-Fi.
  • Điện thoại bàn VoIP dùng dây cáp Ethernet cần tính toán số lượng cổng mạng (Switch mạng) và đường dây RJ45 chờ tại điểm lắp đặt. Bạn cũng có thể chia sẻ đường dây mạng với 1 máy tính PC bất kỳ cho điện thoại.
  • Điện thoại bàn VoIP dùng dây cáp Ethernet có hỗ trợ PoE giúp đơn giản hóa việc triển khai khi 1 dây cáp có thể mang nguồn và dữ liệu đồng thời. Tuy nhiên cần tính toán số lượng cổng PoE Switch tương ứng.

2. Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX

Dien thoai ban Analog IKE-885
Tỏng dai dien thoai Analog

Tổng đài điện thoại Analog cần mạng dây cáp điện riêng để kết nối với tổng đài PABX với điện thoại để bàn Analog qua giao diện RJ11. Hệ thống tống đài điện thoại nội bộ Analog cung cấp tính năng nghe gọi căn bản đủ đáp ứng cho nhu cầu liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng điện thoại chuyển mạch công cộng PSTN.

Hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX khá đơn giản nên giá mua thiết bị rẻ. Khi bạn có sẵn đường dây cáp điện dành riêng cho hệ thống tổng đài Analog PABX, đây là sẽ giải pháp lắp đặt giá rẻ cho một mạng điện thoại liên lạc. Các thiết bị tổng đài nội bộ thường dùng như dưới đây:

  • Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
  • Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
  • Điện thoại để bàn Analog IKE885+: Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.

3. Thi công lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ VoIP

Có nhiều lợi ích khi sử dụng giải pháp VoIP, nhưng lợi ích phổ biến nhất của VoIP là bạn có thể thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại từ bất cứ nơi nào bạn có kết nối internet. Không còn bị ràng buộc vào một bàn làm việc cụ thể tại văn phòng, ở chi nhánh, ở nhà, ở nhà máy hoặc bất kỳ nơi nào ở vị trí địa lý khác. 

Bạn cũng không cần phải có kỹ thuật viên có kinh nghiệm để lắp đặt tổng đài điện thoại trên đường dây điện thoại vật lý. VoIP dễ dàng có cài đặt tại chỗ hoặc từ xa, tất cả những gì bạn thực sự cần là kết nối internet.

3.1 Tổng đài điện thoại nội bộ IP

Tổng đài IP là thiết bị trung tâm của bất kỳ hệ thống điện thoại nội bộ sử dụng công nghệ VoIP nào, do vậy cần được tính toán về số lượng máy nhánh phù hợp cho đủ số lượng nhân viên hiện có và khả năng mở rộng trong tương lai. Tổng đài VoIP hỗ trợ nhiều khả năng khác nhau, từ cách triển khai hệ thống đến cách định tuyến cuộc gọi vào các thời điểm khác nhau trong ngày đến khả năng ghi âm, giám sát, báo cáo cuộc gọi và hoạt động của từng số máy nhánh, v.v. các tùy chọn này có sẵn để phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

  • IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
  • IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….

3.2 Điện thoại bàn không dây Wifi dùng ATCOM Wifi VoIP Phone

Điện thoại để bàn không dây Wi-Fi giá rẻ Atcom D2SW, D3SW, A20W cung cấp một giải pháp thoại linh hoạt và đơn giản hóa việc thi công lắp đặt. Trải nghiệm sử dụng mạng không dây Wifi là phương án tối ưu cho cả công việc thiết kế, lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ mới, cũng như tiện lợi và linh hoạt cho cả người sử dụng.

Điều đầu tiên được hưởng lợi từ hệ thống điện thoại hiện đại Wifi là tiết kiệm chi phí vật tư dây mạng, đầu nối, gen, công sức đục đẽo,… dù trên hạ tầng cũ hoặc xây dựng mới. Điều này mang lại lợi ích như một số khu vực không thể chạy được dây mạng do địa hình khó khăn hoặc ảnh hưởng lớn tới mỹ quan chung. Lúc này, điện thoại bàn Wifi là một giải linh hoạt hơn để đảm bảo hệ thống truyền thông được thông suốt.

Lợi ích tiếp theo là điện thoại IP/VoIP Wifi không những dễ bố trí lắp đặt, triển khai nhanh chóng, mà còn dễ dàng mở rộng cơ sở hạ tầng viễn thông tại các trụ sở-chi nhánh công ty, khách sạn, resort, trường học,… giúp người dùng có thể thay đổi linh hoạt vị trí ngồi làm việc bất kỳ lúc nào, tại vị trí nào mà không cần có nhân viên IT trợ giúp.

3.3 Điện thoại để bàn Atcom có dây mạng RJ45 hoặc hỗn hợp có dây + Wifi

Với nhiều doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện,… có thể đã có sẵn đầu dây mạng RJ45 tới từng điểm đặt máy tính hoặc điện thoại VoIP.

Điện thoại có dây phổ thông giá rẻ, chẳng hạn như Atcom D20 (không PoE), Atcom D32 hoặc Atcom D21 (có PoE), Atcom D33 để tiết kiệm chi phí mua thiết bị đầu cuối. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể phối hợp các các loại điện thoại để bàn Wifi như Atcom A20W cho các vị trí không có dây mạng hoặc cần linh hoạt di chuyển.

3.4 Điện thoại để bàn Atcom dây mạng RJ45 có hỗ trợ PoE

Khi xem xét lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại trên hạ tầng mạng PoE, cũng có nghĩa là bạn đã tìm hiểu các thông tin về các thiết bị tổng đài, điện thoại để bàn có hỗ trợ PoE và hiểu được các lợi ích mà mạng PoE mang lại. Khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ mạng PoE, bạn sẽ nhận thấy rằng chỉ với đường cáp mạng Ethernet duy nhất sẽ có đủ các tính năng truyền/nhận dữ liệu và cấp nguồn qua Ethernet (PoE) tới từng thiết bị. Những tính năng này có vẻ như là những chi tiết nhỏ, nhưng chúng thực sự có thể ảnh hưởng lớn đến việc triển khai hệ thống tổng đài điện thoại.

Điện thoại để bàn cổng mạng PoE Atcom D21, D33, A11, A16 cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại kỹ thuật số bằng cách sử dụng các mạng băng thông rộng hiện có trong văn phòng mà không cần lắp đặt đường dây cáp đồng mới. Điện thoại bàn PoE phổ thông tuân thủ các tiêu chuẩn IEEE 802.3af PoE giúp triển khai thuận tiện và linh hoạt. Ngoài ra, màn hình LCD tích hợp cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng thông tin của người gọi và chất lượng âm thanh rõ ràng trong khi đàm thoại.

PoE là một tính năng quan trọng cần có trong trường hợp có nhiều người dùng điện thoại để bàn VoIP và muốn giảm số lượng dây điện, thiết bị và đơn giản hóa việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho văn phòng doanh nghiệp. Không có tùy chọn PoE đúng hay sai khi mua điện thoại để bàn loại này, điều duy nhất bạn có thể cần xem xét là điện thoại bạn đang mua là dùng tốc độ giao tiếp mạng 100Mbps hay là Gigabit, để có thiết bị mạng cấp nguồn PoE phù hợp.

Hỗ trợ PoE và tốc độ Ethernet có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm VoIP của bạn bất kể bạn quản lý loại hình kinh doanh nào. PoE có thể tiết kiệm không gian, tiết kiệm chi phí lắp đặt và bảo trì, đồng thời giúp thiết lập hệ thống điện thoại của bạn dễ dàng hơn.

3.4.1 Cấp nguồn qua Ethernet PoE và PoE + cho mạng điện thoại nội bộ là gì?

Cấp nguồn qua Ethernet (PoE) là công nghệ cho phép bạn cấp nguồn cho thiết bị VoIP này bằng cáp Ethernet, thay vì phải sử dụng bộ adapter chuyển đổi nguồn điện hoặc dùng nguồn điện lưới trực tiếp AC 100~240VAC. Công nghệ PoE hoạt động bằng cách đưa một dòng điện nhỏ vào cáp Ethernet bằng Switch PoE hoặc PoE injector. Khi các cáp Ethernet được kết nối đến cổng Ethernet hỗ trợ PoE trên các thiết bị điện thoại để bàn VoIP, điện thoại sẽ được bật nguồn.

Hiện nay có hai chuẩn cấp nguồn phổ biến qua cáp Ethernet cho thiết bị tổng đài, điện thoại: PoE và PoE +.

  • PoE là phiên bản tiêu chuẩn được có trong hầu hết các điện thoại VoIP.
  • PoE (+)  là một phiên bản mới hơn và có công suất lớn hơn một chút, thường dùng cho các dòng điện thoại VoIP có thêm các tính năng Video Call.

Sự khác biệt lớn nhất giữa hai tùy chọn này là lượng điện năng tối đa mà chúng cung cấp. PoE có thể cung cấp tối đa 15,4 watt, trong khi PoE + có thể cung cấp tối đa 25,5 watt. Phần lớn các thiết bị điện thoại VoIP trên thị trường sẽ chỉ cần khả năng PoE để cấp nguồn qua Ethernet.

3.4.2 Lợi ích chính khi triển khai thi công lắp đặt tổng đài điện thoại qua mạng PoE

Lợi ích chính của PoE là tính linh hoạt của nó. Bằng cách chỉ có một kết nối duy nhất giữa thiết bị mạng và điện thoại, bạn có thể dễ dàng triển khai cả hệ thống nhanh chóng và tiết kiệm chi phí lắp đặt. Điều này cho phép bạn thiết lập mạng chính xác, đồng thời dễ dàng tiếp cận vị trí lắp thiết bị và vào bất cứ khi nào cần thiết mà không cần lo lắng tới dây điện, ổ cắm tại bàn làm việc.

PoE cũng có độ tin cậy cao so với nguồn điện chính, mạng PoE sẽ hầu như không cần phải thiết lập lại mỗi khi thay đổi, giảm thiểu sự lo lắng cho quản trị viên. Sự ra đời của chuẩn 802.3af đã làm cho PoE tương thích với hầu hết mọi mạng. Miễn là có cáp Ethernet Cat5e/CAT6 và Switch PoE, bạn sẽ có thể kết nối thiết bị PoE với mạng và khởi động thiết bị mà không gặp vấn đề gì. Những lợi ích này tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc khi lắp đặt triển khai một hệ thống mạng điện thoại nội bộ lớn, vì tính đơn giản của nó giúp loại bỏ nhu cầu lắp đặt cáp điện riêng cho mạng điện thoại này.

Các lợi ích khi triển khai hệ thống tổng đài điện thoại qua mạng PoE cho các văn phòng công ty, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện, nhà máy sản xuất có thể kể đến như:

  • Tiết kiệm chi phí thiết lập mạng, bao gồm dây điện, ổ cắm điện và vật tư lắp đặt điện để cấp điện tới từng thiết bị.
  • Tiết kiệm không gian lắp đặt vật lý hạ tầng dây điện trong văn phòng.
  • Tiết kiệm công sức thi công lắp đặt.
  • Giảm chi phí bảo trì hệ thống.