Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ đóng vai trò quan trọng trong mạng truyền thông liên lạc, cung cấp phương tiện liên lạc giá rẻ tối ưu cho nhóm các nhân viên và các bộ phận kết nối nội bộ với nhau và ra khách hàng bên ngoài. Cho dù ngày nay người dùng có xu hướng sử dụng nhiều hơn các ứng dụng OTT liên lạc trên các thiết bị điện thoại di động cầm tay, tuy nhiên hệ thống tổng đài điện thoại vẫn là phương tiện giúp các doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện, nhà nghỉ,… thúc đẩy mạnh mẽ công việc kinh doanh, giảm bớt việc di chuyển đi lại. Chúng cũng giúp cho nhân viên và khách hàng dễ dàng hơn trong giao tiếp, nâng cao hiệu quả bán hàng và chất lượng dịch vụ.
Contents
Tổng đài điện thoại PABX
Khi cân nhắc tới việc đầu tư tổng đài điện thoại mới Analog PABX, tức là doanh nghiệp chỉ cần các tính năng nghe gọi căn bản và cân nhắc tới hệ thống thoại giá rẻ. Thật vậy, nếu bạn đã có sẵn mạng dây cáp điện thoại, thì việc mua thiết bị tổng đài PABX, điện thoại để bàn Analog sẽ rẻ hơn nhiều so với một hệ thống VoIP cũng số lượng nhân viên.
Dưới đây là một số thiết bị cho một hệ thống tổng đài điện thoại Analog thường dùng:
1.2.1 Văn phòng, chi nhánh nhỏ, các tầng tòa nhà
Văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ,.v.v thường cần tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng.
- Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
1.2.2 Văn phòng, trụ sở công ty của doanh nghiệp, khách sạn, resort trung bình và lớn
Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.
Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
1.3 Điện thoại để bàn Analog
Điện thoại để bàn giúp việc trao đổi thông tin liên lạc trong nội bộ giữa nhân viên trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng tiện lợi, nâng cao hiệu quả giao tiếp. Những thiết bị liên lạc đầu cuối này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác này rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả cao.
Điện thoại bàn thông dụng IKE-885:
Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
Điện thoại treo tường TSC-206
Điện thoại treo tường TSC-206 có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp.
1.3.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort
Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.
Tổng đài điện thoại IP-PBX
Người dùng giờ đây có lựa chọn dễ dàng hơn với công nghệ VoIP đã được tích hợp sẵn nhiều tính năng hiện đại có sẵn như lễ tân ảo, IVR, Ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, dễ dàng mở rộng mạng điện thoại mà không cần nâng cấp phần cứng,… và không bị giới hạn khoảng cách cho các cuộc đàm thoại nội bộ miễn phí.
- Gọi nội bộ miễn phí không bị giới hạn về địa lý.
- Cước phí gọi ra ngoại mạng rẻ.
- Năng lực xử lý cuộc gọi cao, nhiều cuộc gọi đồng thời.
- Chất lượng âm thanh cao.
- Hỗ trợ đa nhiệm, đa dạng thiết bị đầu cuối VoIP và phần mềm VoIP Softphone.
- Tận dụng được hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet có sẵn.
- Dễ lắp đặt, nâng cấp.
Dưới đây là một số thiết bị cho một hệ thống tổng đài điện thoại IP-VoIP thường dùng:
Điện thoại để bàn VoIP
- Điện thoại bàn Wi-Fi có tính năng cơ bản: Atcom D2SW, A20W, A20WAC.
- Điện thoại bàn cáp Ethernet tính năng cơ bản: Atcom D20, D21 (Poe), D32, D33 (PoE), A11 (PoE), A21 (PoE).
- Điện thoại bàn cao cấp cho lễ tân, quản lý: Atcom A48WAC, Atcom A68WAC.
Tổng đài điện thoại IP
- Tổng đài IP PLANET IPX-330: Hỗ trợ 30 máy lẻ SIP, 15 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2100: Hỗ trợ 100 máy lẻ SIP, 30 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2200: Hỗ trợ 200 máy lẻ SIP, 60 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
- Tổng đài IP PLANET IPX-2500: Hỗ trợ 500 máy lẻ SIP, 100 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
Vì sao cần hệ thống tổng đài điện thoại PABX và IP/ VoIP cho công ty, khách sạn, resort
Nhân viên và khách hàng mong đợi các dịch vụ liên lạc hiệu quả và đơn giản, và các hệ thống tổng đài điện thoại đang đáp ứng thách thức này với chi phí thấp hơn. Hầu hết các công ty, khách sạn đều có một: tổng đài nhánh riêng (PBX) xử lý cuộc gọi và các điện thoại để bàn, tạo điều kiện thuận lợi cho các tính năng phổ biến như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và liên lạc nội bộ.
Đối với các công ty lớn và trong các khách sạn, hệ thống PBX quản lý hàng nghìn hoạt động điện thoại trong toàn bộ tòa nhà mỗi ngày, và hệ thống tổng đài cần có năng lực và các tính năng tương ứng để xử lý số lượng giao dịch đó. Do vậy hệ thống tổng đài điện thoại PBX rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đặc biệt là các khách sạn, resort. Khách của khách sạn ngày nay mong đợi một loạt các dịch vụ liên lạc ngày càng tăng, từ email đến fax và các khách sạn phải đáp ứng thách thức cạnh tranh bằng công nghệ tốt nhất có thể.
Ưu thế của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ mới IP/VoIP so với PABX
Khi lựa chọn công nghệ VoIP cho hệ thống tổng đài điện thoại của bất kỳ doanh nghiệp nào, thì người dùng quan tâm chính tới việc giảm chi phí cho mỗi cuộc gọi và số tiền đầu tư cho cả một hệ thống thiết bị. Công nghệ VoIP thường không có quy định về giá cước điện thoại giống như các hệ thống khác như điện thoại cố định và di động GSM. Do đó, các khoản chi phí phải trả cho các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông sẽ thấp hơn so với các khoản chi phí khi sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống. Việc đầu tư một hệ thống thiết bị VoIP hiện nay đã rẻ đi rất nhiều và dễ dàng hơn với các doanh nghiệp SMEs với ngân sách đầu tư hạn chế.
Tiết kiệm chi phí cước gọi hàng tháng
Với một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy sản xuất nằm rải rác ở nhiều khu vực địa lý khác nhau trong một nước hoặc nhiều nước trên thế giới, chi phí liên lạc nội bộ của công nghệ tổng đài điện thoại PSTN/Analog chiếm chi phí khá lớn. Những khoản phí này được tính bởi bạn vẫn phải trả cước phí ngoại mạng cho các nhà cung cấp dịch vụ cho các cuộc gọi nội mạng trong doanh nghiệp.
Với công nghệ VoIP, âm thanh giọng nói của bạn được truyền trên Internet qua hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, do vậy bạn hoàn toàn miễn phí trong các cuộc đàm thoại nội bộ.
Tiết kiệm chi phí đầu tư mới và dễ dàng mở rộng
Đầu tư mới một hệ thống liên lạc Analog không những tốn kém, mà còn rất rắc rối khi lắp đặt, cấu hình để cho chúng hoạt động do cần chuyên môn cao về kỹ thuật để lắp đặt, cấu hình. Ngoài ra, việc mở rộng thêm các tính năng, nâng cấp hệ thống cũng phức tạp do tổng đài PABX và điện thoại bàn Analog cơ bản được sản xuất dựa trên phần cứng. Với mỗi phần mở rộng hoặc nâng cấp, bạn phải trả tiền cho các thiết bị phần cứng này, và trả tiền thêm cho kỹ thuật viên giúp bạn tích hợp, cài đặt để hệ thống có thể hoạt động. Điều này làm tăng đáng kể chi phí vận hành, bảo dưỡng hệ thống.
Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP cơ bản là các phần mềm hoạt động trên nền tảng phần cứng, chúng cũng được trang bị sẵn các tính năng mà doanh nghiệp cần như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại nghị, … do vậy bạn không cần lo lắng tới việc mở rộng các tính năng này. Thêm nữa, việc mở rộng thêm máy cũng dễ dàng và không tốn chi phí khi chỉ cần mua thêm máy điện thoại và khai báo trên phần mềm.
Tăng cường tính di động
Nhiều nhân viên kinh doanh cần di chuyển đi gặp khách hàng hoặc làm trình diễn sản phẩm, do vậy không ở chỗ ngồi cố định thường xuyên. Điện thoại VoIP Wifi hoặc phần mềm VoIP cài trên Smartphone cho phép họ phá vỡ những hạn chế của hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Nhân viên của bạn có thể tự do di chuyển trong văn phòng, làm việc tại một nơi khác hoặc làm việc tại nhà mà không cần phải bận tâm đến cước phí ngoại mạng. Đây là một lợi thế lớn cho các công ty cần phải di chuyển thường xuyên để tận dụng các cơ hội kinh doanh mới.
Hiển thị ID người gọi
Điện thoại VoIP sử dụng Internet để thực hiện hoặc nhận cuộc gọi với khả năng xác định người gọi là thông qua ID người gọi của điện thoại. Điều này giúp công ty của bạn có thể dễ dàng xem thông tin khách hàng, chẳng hạn như địa chỉ liên hệ và các chi tiết quan trọng khác của khách hàng, giúp quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.
Tính năng này cũng giúp nhân viên lưu giữ số điện thoại contact, có thể lưu giữ và tra cứu được dữ liệu về khách hàng trong tương lai.
Ghi âm cuộc gọi
Tổng đài IP/VoIP đã tích hợp sẵn tính năng ghi âm cuộc gọi vào bộ nhớ trong, bạn có thể kiểm tra lại đoạn ghi âm bất kỳ lúc nào để có thể điều chỉnh, nâng cao chất lượng phục vụ của nhân viên.
Lễ tân ảo
Bạn có thể chuyển bản ghi âm sẵn vào bộ nhớ trong của tổng đài IP để hệ thống hoạt động tự động với lời chào trân trọng và hướng dẫn chi tiết cho khách hàng cách thức kết nối tới nhân viên cần gặp. Ngay cả khi nhân viên lễ tân hoặc nhân viên bán hàng của bạn không có mặt tại vị trí làm việc, khách hàng có thể tự thực hiện kết nối tới nhân viên cần gặp theo cách mà họ muốn.