Cho dù bạn đang muốn đầu tư mới tổng đài điện thoại nội bộ hay nâng cấp mạng điện thoại cố định hiện có, thì việc lắp đặt và thiết lập hệ thống thông tin liên lạc khá rất dễ dàng. Mạng điện thoại nội bộ như vậy có thể chỉ bao gồm một vài điện thoại lắp đặt trong nhà hoặc văn phòng của doanh nghiệp nhỏ, cho đến hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PBX phức tạp được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và lớn như công ty, khách sạn, nhà nghỉ, resort, bệnh viện, trường học, ngân hàng, nhà máy sản xuất,….
Hiện nay, tổng đài nội bộ Analog PABX và IP-PBX đều đang được dùng khá thông dụng. Hệ thống tổng đài điện thoại này có thể chỉ cần dùng cho mục đích liên lạc nội bộ giữa người dùng trong công ty và gia đình. Tuy nhiên hầu hết tổng đài điện thoại đều có nhu cầu kết nối qua Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) hoặc qua Internet (điện thoại Internet hoặc VoIP) để gọi ngoại mạng. Khi xem xét lắp đặt một tổng đài điện thoại nội bộ, bạn có thể cần tham khảo mô hình nào sẽ phù hợp với nhu cầu của mình.
Contents
1. Các lưu ý quan trọng trước khi lắp đặt và thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
1.Số lượng nhân viên
Số lượng nhân viên quyết định tới loại tổng đài nội bộ và số lượng máy điện thoại để bàn tương ứng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định số lượng nhân viên làm việc tại vị trí lễ tân, thư ký, quản lý để mua máy điện thoại đa chức năng phù hợp.
2.Đường trung kế kết nối ra mạng diện rộng
Tổng đài có thể sử dụng Siptrunk hoặc giao diện CO-line (Analog-FXO) làm đường trung kế bưu điện kết nối ra mạng điện rộng. Bạn có thể cần cân nhắc số lượng Hotline khi dùng SIPtrunk và giao diện đường vào bưu điện CO-line cho tổng đài.
3. Hạ tầng cáp mạng và không dây
- Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX cần mạng cáp điện thoại riêng để kết nối tổng đài PABX và điện thoại bàn Analog. Mạng cáp này có thể thi công lắp đặt độc lập hoặc sử dụng 1 số cáp từ cáp mạng LAN không dùng tới.
- Mạng tổng đài điện thoại nội bộ Wifi không dây cần tính toán tải của Wifi Router/Wifi AP hiện có và xác định vùng phủ sóng để đặt điện thoại để bàn Wi-Fi.
- Điện thoại bàn VoIP dùng dây cáp Ethernet cần tính toán số lượng cổng mạng (Switch mạng) và đường dây RJ45 chờ tại điểm lắp đặt. Bạn cũng có thể chia sẻ đường dây mạng với 1 máy tính PC bất kỳ cho điện thoại.
- Điện thoại bàn VoIP dùng dây cáp Ethernet có hỗ trợ PoE giúp đơn giản hóa việc triển khai khi 1 dây cáp có thể mang nguồn và dữ liệu đồng thời. Tuy nhiên cần tính toán số lượng cổng PoE Switch tương ứng.
2. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX
Tổng đài điện thoại Analog cần mạng dây cáp điện riêng để kết nối với tổng đài PABX với điện thoại để bàn Analog qua giao diện RJ11. Hệ thống tống đài điện thoại nội bộ Analog cung cấp tính năng nghe gọi căn bản đủ đáp ứng cho nhu cầu liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng điện thoại chuyển mạch công cộng PSTN.
Hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX khá đơn giản nên giá mua thiết bị rẻ. Khi bạn có sẵn đường dây cáp điện dành riêng cho hệ thống tổng đài Analog PABX, đây là sẽ giải pháp lắp đặt giá rẻ cho một mạng điện thoại liên lạc. Các thiết bị tổng đài nội bộ thường dùng như dưới đây:
1.2.1 Văn phòng, chi nhánh nhỏ, các tầng tòa nhà
Văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ,.v.v thường cần tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng.
- Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
- Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
1.2.2 Văn phòng, trụ sở công ty của doanh nghiệp, khách sạn, resort trung bình và lớn
Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.
Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:
- Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
- Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
- Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
1.3 Điện thoại để bàn Analog
Điện thoại để bàn giúp việc trao đổi thông tin liên lạc trong nội bộ giữa nhân viên trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng tiện lợi, nâng cao hiệu quả giao tiếp. Những thiết bị liên lạc đầu cuối này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác này rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả cao.
1.3.1 Điện thoại bàn thông dụng IKE-885:
Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.
1.3.2 Điện thoại treo tường TSC-206
Điện thoại treo tường TSC-206 có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp.
1.3.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort
Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.
3. Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP-PBX
Bất kỳ ai cũng có thể thiết lập hệ thống điện thoại Internet bằng cách lắp đặt các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP vào vị trí có sẵn cáp mạng LAN hoặc Wifi, sau đó tùy chỉnh các tính năng nâng cao thông qua giao diện người dùng Web chỉ trong vài phút. Nền tảng Web này dễ dàng và trực quan đến mức không cần kiến thức chuyên môn về CNTT, bạn có thể dễ dàng tạo lời chào tự động IVR, lấy số điện thoại máy nhánh, thiết lập các tính năng cho từng số máy nhánh, nhạc chờ tùy chỉnh, giao diện người dùng với trải nghiệm đồ họa và các trình hướng dẫn cài đặt thân thiện, dễ hiểu.
Mặc dù VoIP là tổng đài điện thoại có cấu trúc mở, người dùng có thể thêm các máy điện thoại để bàn vào bất kỳ khi nào, bất kỳ nơi nào miễn là có đường internet. Tuy nhiên người dùng cũng cần xác định một số thông tin quan trọng khi xây dựng hệ thống tổng đài để có thể tiết kiệm nhất.
3.1 Điện thoại để bàn
Điện thoại bàn VoIP sử dụng kết nối internet để thực hiện và nhận cuộc gọi thay vì đường dây điện như điện thoại cố định truyền thống. Điện thoại bàn chuẩn SIP cho khả năng kết nối linh hoạt hơn để cung cấp dịch vụ điện thoại, tính di động, khả năng tương tác và khả năng kết nối cao hơn. Chúng có thể làm việc với dây cáp Ethernet 10/100Mbps, Gigabit trên mạng LAN có dây, hoặc kết nối với Wi-Fi ở mạng nội bộ không dây. Dựa trên hạ tầng mạng có sẵn và điều kiện doanh nghiệp, bạn có thể chọn điện thoại để bàn không dây Wifi hoặc điện thoại cố định dùng cáp mạng RJ45.
3.1.2 Điện thoại để bàn không dây Wifi
Điện thoại để bàn không dây Wi-Fi giá rẻ Atcom D2SW, D3SW, A20W cung cấp một giải pháp thoại linh hoạt và đơn giản hóa việc thi công lắp đặt. Chỉ cần nằm trong vùng phủ sóng Wifi, mạng điện thoại không dây này cung cấp cho bạn giải pháp thoại chất lượng cao cùng đầy đủ các tính năng tiên tiến của công nghệ VoIP như:
- Triển khai cực kỳ nhanh chóng.
- Linh hoạt khi bố trí vị trí lắp đặt, có thể di chuyển tới bất ký đâu miễn là trong vùng phủ sóng Wi-Fi..
- Không bị phụ thuộc vào hạ tầng dây mạng, cổng Switch.
- Không cần mua dây mạng, vật tư và công sức thi công.
- Dễ dàng lắp đặt tại các vị trí không có dây mạng.
- Nhiều tính năng hữu ích như chuyển line, màn hình LCD, bộ nhớ danh bạ lớn.
- Cài đặt nhanh chóng trên giao diện Web thân thiện.
- Tương thích với các tổng đài IP có trên thị trường.
3.2.2 Điện thoại để bàn dùng cáp Ethernet
Điện thoại để bàn giá rẻ dùng cáp RJ45 tốc độ 10/100Mbps Atcom D20, D21 (PoE), D32, D33 (PoE) hoặc Gigabit Atcom D26, A16, A48, A68 là sự đảm bảo tốt về chất lượng thoại. Hầu hết các kết nối dùng dây đều đảm bảo ổn định về băng thông và kết nối do vậy chất lượng cuộc gọi luôn luôn tối ưu. Sử dụng điện thoại để bàn dùng dây mang lại các lợi ích:
- Sử dụng trên hạ tầng dây mạng LAN/WAN hiện có.
- Linh hoạt sử dụng Switch mạng hoặc Switch PoE số cổng tương đương với số lượng điện thoại bàn IP dự kiến.
- Có thể dùng chung với đường dây mạng kết nối với máy tính thuận tiện.
- Sử dụng tương tự điện thoại để bàn truyền thống, không mất nhiều thời gian làm quen.
- Nhiều tính năng hữu ích như chuyển line, màn hình LCD, bộ nhớ danh bạ lớn.
- Dễ dàng kết nối với tai nghe Call Center chuẩn RJ9.
- Dễ lắp đặt và sử dụng.
- Cài đặt nhanh chóng trên giao diện Web thân thiện.
- Tương thích với các tổng đài IP có trên thị trường.
3.2 Tổng đài điện thoại IP
Tổng đài IP là thiết bị trung tâm của bất kỳ hệ thống điện thoại nội bộ nào, do vậy cần được tính toán về số lượng máy nhánh phù hợp cho đủ số lượng nhân viên hiện có và khả năng mở rộng trong tương lai. Tổng đài VoIP hỗ trợ nhiều khả năng khác nhau, từ cách triển khai hệ thống đến cách định tuyến cuộc gọi vào các thời điểm khác nhau trong ngày đến khả năng ghi âm, giám sát, báo cáo cuộc gọi và hoạt động của từng số máy nhánh, v.v. các tùy chọn này có sẵn để phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
- IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….
Có nhiều lợi ích khi sử dụng giải pháp VoIP, nhưng lợi ích phổ biến nhất của VoIP là bạn có thể thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại từ bất cứ nơi nào bạn có kết nối internet. Không còn bị ràng buộc vào một bàn làm việc cụ thể tại văn phòng, ở chi nhánh, ở nhà, ở nhà máy hoặc bất kỳ nơi nào ở vị trí địa lý khác. Sử dụng điện thoại VoIP cũng có thể nhận cuộc gọi từ phần mềm VoIP máy tính để bàn hoặc bất kỳ thiết bị tương thích với thiết bị di động. Hệ thống liên lạc VoIP cũng dễ dàng mở rộng quy mô, thêm máy và số điện thoại khi doanh nghiệp phát triển dễ dàng và tiện lợi.
Bạn cũng không cần phải có kỹ thuật viên có kinh nghiệm để lắp đặt tổng đài điện thoại trên đường dây điện thoại vật lý. VoIP dễ dàng có cài đặt tại chỗ hoặc từ xa, tất cả những gì bạn thực sự cần là kết nối internet.
3.3 Lắp đặt và cấu hình tổng đài điện thoại VoIP
Các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP vốn dễ sử dụng, được trang bị sẵn các phụ kiện để gá lắp, có thể để trên bàn hoặc treo tường. Việc cấu hình các thiết bị VoIP này hoàn toàn trên giao diện Web thân thiện, có hướng dẫn dễ hiểu, có thể thiết lập cấu hình tại chỗ hoặc từ xa.
3.3.1 Kết nối vật lý
Đầu tiên, hãy tìm vị trí thuận tiện về nguồn điện, dây mạng có đầu nối RJ45 sẵn và vị trí lắp đặt, đây là nơi thuận lợi nhất cho thiết bị tổng đài điện thoại PABX, có thể là trên bàn làm việc hoặc giá rack tập trung các thiết bị mạng chuyên nghiệp.
Lưu ý:
- Nguồn điện cho tổng đài là điện lưới 100~240VAC.
- Giao diện RJ48 kết nối tổng đài vớii mạng LAN và kết nối tới các điện thoại IP-Phone trong mạng nội bộ LAN.
- Giao diện FXO (nếu có) kết nối tới đường dây PSTN – nhà cung cấp viễn thông.
- Giao diện FXS (nếu có) kết nối tới điện thoại để bàn Analog.
Sau đó, lần lượt thực hiện các bước:
- Cắm giắc mạng RJ45 vào cổng RJ45 của tổng đài IP.
- Kết nối tổng đài với các giao tiếp ngoại mạng, nội mạng.
- Cắm nguồn điện 100~240VAC vào thiết bị tổng đài
- Bật công tắc nguồn điện.
Kết nối tổng đài với các thiết bị đầu cuối và mạng nội bộ + ngoại mạng
- Kết nối máy tính PC và mở trình duyệt Web, nhập địa chỉ IP, username/password để đăng nhập vào hệ thống
Màn hình đăng nhập user/password
- Màn hình cài đặt, cấu hình cho tổng đài IP/VoIP
Cấu hình Siptrunk, tài khoản SIP tới các máy nhánh và các thông số khác.
3.3.2 Các bước lắp đặt, cài đặt cấu hình điện thoại IP/VoIP
Điện thoại IP/VoIP có thể dễ dàng lắp đặt bằng cách đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường.
Người dùng cần chuẩn bị sẵn vị trí đặt máy có các điều kiện:
- Điện thoại VoIP không hỗ trợ PoE: vị trí lắp đặt cần có sẵn đầu chờ dây mạng RJ45 tốc độ 10/100Mbps (hoặc Gigabit) và nguồn điện 100~240VAC.
- Điện thoại IP có hỗ trợ PoE. Vị trí lắp đặt có sẵn cáp mạng đầu chờ RJ45 cấp nguồn PoE.
Kết nối máy tính PC với điện thoại IP Phone
Kết nối máy tính PC và điện thoại IP Phone
- Mở trình duyệt Web, nhập địa chỉ IP, sau đó đăng nhập với username/password
- sau đây là màn hình cài đặt và cấu hình cho điện thoại IP/VoIP.