Đối với các văn phòng hiện đại, giao tiếp qua hệ thống tổng đài điện thoại mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm cước gọi, giảm việc đi lại cơ học với chi phí đầu tư nhỏ. Dù giao tiếp kinh doanh viễn thông nội bộ hay ra ngoại mạng, doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng giúp mọi người kết nối dễ dàng. Khi các doanh nghiệp đang tìm kiếm hệ thống thoại như vậy sẽ có các lựa chọn là tổng đài PABX hoặc tổng đài IP. 

Tổng đài PABX

Hệ thống tổng đài điện thoại PABX là một mạng điện thoại tự động riêng kết nối tới điện thoại để bàn Analog hoặc máy fax và với mạng điện thoại công cộng PSTN. Điều này cho phép các điện thoại nội bộ được vận hành bằng số lượng đường dây điện thoại công cộng tương đối thấp. Các cuộc gọi nội bộ có thể được thực hiện miễn phí mà không cần sử dụng mạng điện thoại công cộng được cung cấp bởi các công ty dịch vụ viễn thông. Tùy thuộc vào loại hệ thống điện thoại và cấu hình, các đường dây nội bộ có thể được gọi trực tiếp từ bên ngoài bằng cách quay số trực tiếp hoặc gián tiếp

Tổng đài IP

VoIP đề cập đến giao thức thoại qua internet, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cung cấp một quá trình giúp người dùng có thể truyền tin nhắn thoại và các kiểu giao tiếp khác qua internet. Cuộc gọi VoIP là cuộc gọi qua internet hoặc kiểu giao tiếp khác như văn bản, email hoặc trò chuyện được truyền qua internet. Cuộc gọi VoIP có thể có tất cả các tùy chọn mà hệ thống tổng đài (PBX) văn phòng với nhiều đường dây điện thoại có, như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, chờ cuộc gọi, ID người gọi, cuộc gọi hội nghị, v.v.

Từ tổng đài PABX tới IP-PBX

Bất kể mô hình kinh doanh hoặc ngành của doanh nghiệp là gì, VoIP có những lợi thế khác biệt so với các hệ thống điện thoại truyền thống. Một trong những ưu điểm lớn nhất là đặt và nhận các cuộc gọi đường dài từ bất kỳ đâu trên nền tảng mạng Internet. Điều này giúp doanh nghiệp sẽ không bao giờ phải lo lắng về các chi phí phát sinh phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ viễn thông đường dài. Bên cạnh đó là các tính năng tiên tiến như ghi âm cuộc gọi, lời chào IVR, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm, thư thoại, ID người gọi,… được tích hợp sẵn giúp họ tiết kiệm chi phí hơn khi muốn trang bị các tính năng nâng cao cho hệ thống thoại. Mặc dù hệ thống PABX có ưu điểm là chi phí thiết bị rẻ hơn, tuy nhiên việc cài đặt và nâng cấp lại phức tạp. Do có nhiều ưu điểm mà VoIP mang lại, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng nó thay vì công nghệ điện thoại cũ (POTS), còn được gọi là mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN).