Tổng đài điện thoại nội bộ PABX, giải pháp thông tin liên lạc cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại nội bộ PABX là hệ thống thông tin liên lạc quan trọng nhất của doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, trường học, bệnh viện, v.v. cung cấp phương thức giao tiếp thoại trong nội bộ và giữa các tổ chức trong nhiều thập kỷ. Đây là một mạng điện thoại riêng được quản lý trong một tổ chức bao gồm nhiều đường dây cho các máy nhánh và trung kế kết nối ra mạng diện rộng. Tổng đài PABX sử dụng một loạt các nền tảng khác nhau như mạng điện thoại chuyển mạch công cộng PSTN, mạng kỹ thuật số dịch vụ tích hợp (ISDN) và sau này là Giao thức thoại qua Internet (VoIP) để liên lạc. Trong hệ thống PABX hoặc hệ thống điện thoại PABX, Mạng Điện thoại Chuyển mạch kênh (PSTN) được sử dụng để hỗ trợ các kết nối do nhà cung cấp dịch vụ cung cấp.

Mô hình hệ thống tổng đài điện thoại PABX kết nối nhiều chi nhánh, tích hợp đa công nghệ.

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức lại cần hệ thống tổng đài điện thoại PABX?

Để nhấn mạnh tầm quan trọng của PABX, nếu không có hệ thống tổng đài điện thoại tự động, một doanh nghiệp có thể phải lắp đặt một đường dây điện thoại riêng cho mỗi bàn. Và chưa kể trong hệ thống đường dây điện thoại riêng biệt truyền thống, các cuộc gọi từ mỗi bàn được tính phí như các cuộc gọi thông thường. Tuy nhiên, mọi thứ lại khác với hệ thống điện thoại PABX, với khả năng cũng cấp nhiều máy nhánh từ 20-30, cho tới 500 đường dây điện thoại hoặc hơn nữa tới từng người dùng và kết nối ra mạng diện rộng từ 2 tới 30 đường dây PSTN/VoIP diện rộng, doanh nghiệp đã có một hệ thống mạng điện thoại riêng với dung lượng cao và tiết kiệm nhiều chi phí cước gọi cho các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông. Ngoài ra, mạng điện thoại nội bộ PABX còn cho phép nhân viên gọi cho nhau bằng cách chỉ giao dịch các số máy lẻ ngắn, và trên hết, các cuộc gọi đều miễn phí.

Do vậy hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ PABX đã trở thành một nhu cầu cần thiết cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ. Trước đây, khi sử dụng một hệ thống PABX nội bộ Analog truyền thống, doanh nghiệp có phải sử dụng các chuyên gia CNTT có kỹ năng cao để vận hành, bảo trì, xử lý lỗi, cập nhật toàn bộ và mở rộng hệ thống. Tuy nhiên, với hệ thống tổng đài điện thoại VoIP thế hệ mới hơn, điều này đã đơn giản hơn và giảm chi phí rất nhiều khi cần thiết lập một hệ thống thông tin liên lạc.

PABX hoạt động như thế nào?

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP

PABX bao gồm nhiều thành phần tích hợp, cung cấp các bảng điều khiển tổng đài cho người vận hành, máy tính để xử lý dữ liệu, đường kết nối PABX với PSTN, phần cứng giao diện kết nối với đường dây nội bộ, thiết bị đầu cuối (điện thoại để bàn, máy fax và các thiết bị đầu cuối khác), v.v.

Hệ thống tổng đài điện thoại PABX hoạt động bằng cách gửi và nhận tín hiệu âm thanh giọng nói đã được điều chế hoặc mã hóa, sau đó gửi đi trên đường dây điện thoại PSTN hoặc là các gói tin trên mạng Internet. Một số tính năng nâng cao khác mà tổng đài nội bộ PABX cung cấp bao gồm lời chào tự động IVR, thư thoại đến email, tự động trả lời, hội nghị, giữ nhạc và tin nhắn / r, ID người gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, quay số nhanh, quay số lại, ghi âm cuộc gọi,.v.v.

Hệ thống PABX hoạt động hiệu quả vì không phải tất cả người dùng là các nhân viên, quản lý đều phải nhận cuộc gọi đồng thời và hệ thống có thể chuyển cuộc gọi giữa họ một cách liền mạch khi có yêu cầu kết nối.

Chọn hệ thống tổng đài điện thoại PABX phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lựa chọn hệ thống điện thoại PABX phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa là rất quan trọng do nó có thể liên quan tới việc vận hành thành công trong công việc kinh doanh. Các yếu tố như số lượng nhân viên, các tính năng tích hợp có sẵn, khả năng kết nối giữa các phòng ban khác nhau là rất quan trọng và liên quan tới chi phí của một hệ thống PABX, bao gồm đầu tư hạ tầng dây cáp và chi phí mua thiết bị. Các yêu tố này bao gồm:

  • Chi phí hạ tầng của 1 mạng điện thoại nội bộ Analog truyền thống là các dây cáp để kết nối giữa tống đài PABX và máy nhánh là các điện thoại để bàn độc lập. Trong khi chi phí của mạng điện thoại VoIP là sử dụng hạ tầng LAN có sẵn, có thể dùng dây cáp chia sẻ kết nối giữa máy tính PC và điện thoại VoIP, hoặc có thể sử dụng mạng không dây Wifi.
  • Chi phí về thiết bị tổng đài Analog, điện thoại cố định Analog liên quan chủ yếu tới phần cứng, nên mỗi khi cần mở rộng tính năng và nâng cấp hệ thống, cần mua thêm thiết bị hoặc module phần cứng. TRong khi tổng đài IP/VoIP chủ yếu là phần mềm và đã tích hợp sẵn các tính năng miễn phí: lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị,…

Ngày nay, tổng đài điện thoại Analog đã dần ngừng sản xuất và được thay thế với công nghệ VoIP mới hơn với nhiều tiện ích hiện đại và dễ vận hành, tiết kiệm chi phí hơn. Doanh nghiệp khi đầu tư tổng đài điện thoại VoIP sẽ được hưởng nhiều lợi thế khi xây dựng một hệ thống thông tin liên lạc hiện đại và không cần lo lắng tới việc nâng cấp trong tương lai.