Tổng đài điện thoại là gì? Lưu ý khi lắp đặt hệ thống tổng đài nội bộ

Tổng đài điện thoại là hệ thống thông tin liên lạc quan trọng bậc nhất trong giao tiếp thoại giữa các tổ chức và nội bộ trong nhiều thập kỷ. Đây là một mạng điện thoại riêng được quản lý trong một doanh nghiệp, tổ chức bao gồm nhiều số máy nhánh và điện thoại để bàn. Tổng đài điện thoại sử dụng nhiều công nghệ khác nhau như Giao thức thoại qua Internet (VoIP), Mạng Điện thoại Chuyển mạch Công cộng (PSTN), Mạng kỹ thuật số dịch vụ tích hợp (ISDN) để liên lạc. Tổng đài điện thoại PABX là sử dụng công nghệ đường dây Analog thế hệ cũ đã dần ngừng sản xuất, và thay vào đó là xu hướng sử dụng công nghệ mới VoIP trong những năm gần đây. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp kết nối tới các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông qua SIPtrunk, PSTN, E1 cho phép người dùng liên lạc trên mạng diện rộng, như gọi tới các số điện thoại ngoại mạng di động GSM/3G/4G, PSTN, VoIP của người dùng khác mạng.

Nếu không có hệ thống tổng đài điện thoại tự động, một doanh nghiệp có thể phải lắp đặt cho mỗi người dùng một đường dây điện thoại riêng cho mỗi điện thoại để bàn. Và chưa kể trong hệ thống đường dây điện thoại riêng biệt truyền thống, các cuộc gọi từ mỗi bàn được tính phí như các cuộc gọi thông thường ngoại mạng. Tuy nhiên, mọi thứ lại khác với tổng đài điện thoại nội bộ, người dùng có thể lắp đặt nhiều đường dây điện thoại nội bộ cho các số máy nhánh của từng nhân viên, nó cho phép nhân viên gọi cho nhau bằng cách chỉ giao dịch các số máy lẻ ngắn, và trên hết, là các cuộc gọi đều miễn phí. Hệ thống điện thoại nội bộ hoạt động hiệu quả vì không phải tất cả nhân viên đều phải nhận cuộc gọi đồng thời và hệ thống có thể chuyển cuộc gọi giữa các máy nhánh một cách liền mạch và không bị quá tải. Điều này cực kỳ quan trọng với các trung tâm cuộc gọi hoặc doanh nghiệp bán hàng online luôn bận rộn với các cuộc gọi, nó giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp với với khách hàng mà không bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào.

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP

Sự khác nhau giữa tổng đài điện thoại PABX và IP/VoIP

Có được hệ thống điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp có thể là một trong những quyết định quan trọng nhất mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng sẽ đưa ra và cuộc chiến PABX vs IP PBX là không bao giờ kết thúc. Để nhân viên hoạt động nhanh chóng, hiệu quả và liền mạch trong việc bán hàng và phục vụ khách hàng tốt với chi phí thấp luôn thúc đẩy các doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp phù hợp với công việc kinh doanh. Trước khi có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt, bạn cần tìm hiểu kỹ và hiểu rõ sự khác biệt chính giữa các hệ thống có sẵn, cũng như các tính năng cụ thể mà chúng cung cấp.

  • Tổng đài điện thoại PABX Analog: yêu cầu các đường dây riêng biệt chuyên dụng, trong đó bạn đấu nối hệ thống thoại Analog bằng cách tổng đài PABX cắm dây thủ công để kết nối tới các điện thoại để bàn, sau đó mới có thể thực hiện các cuộc gọi. Những hệ thống này nhanh chóng phát triển thành các hệ thống tiên tiến hơn liên quan đến thiết bị chuyển mạch dựa trên thiết bị cầm tay nhưng vẫn dựa vào công nghệ Analog. Việc thi công lắp đặt, cài đặt hệ thống để đưa vào vận hành yêu cầu các chuyên gia am hiểu về kỹ thuật thực hiện. Bên cạnh đó, việc nâng cấp mở rộng, thêm các tính năng đều dựa vào phần cứng, có nghĩa là bạn cần mua thêm các thiết bị phần cứng và cần thuê chuyên gia lắp đặt, nếu không có sẵn nhân viên IT trong doanh nghiệp.
  • Tổng đài điện thoại IP/VoIP: hoạt động trên mạng LAN nội bộ không dây hoặc dùng dây cáp Ethernet chung với các thiết bị IT khác trong doanh nghiệp, việc lắp đặt và kết nối tổng đài IP/điện thoại IP Phone đơn giản hơn qua mạng Wifi không dây hoặc cáp Ethernet. Việc cài đặt hệ thống dựa trên giao diện Web với các hướng dẫn được lập trình sẵn dễ dàng với người dùng phổ thông. Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP cũng được trang bị sẵn các tính năng hiện đại miễn phí: lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, …, mà không cần phải mua thêm. Hơn nữa, việc nâng cấp dễ dàng bằng cách thêm điện thoại bàn mà không cần mua thêm phần cứng phức tạp nào khác.

Tại sao nên chọn tổng đài điện thoại IP/VoIP?

Bất kỳ doanh nghiệp nào quan tâm đến các giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho viễn thông, và hệ thống điện thoại qua Giao thức Internet (VoIP) là sự lựa chọn tốt nhất trong thời kỳ Internet phát triển mạnh mẽ ngày nay.

Hệ thống điện thoại VoIP là gì?

VoIP là viết tắt của giao thức thoại qua Internet. Về cơ bản, tổng đài điện thoại VoIP là một loại hệ thống thoại truyền các cuộc gọi qua kết nối Internet. VoIP lấy dữ liệu thoại và chuyển đổi thành các tệp kỹ thuật số có thể được truyền đi, sau đó được giải mã bởi điện thoại của người nhận ở đầu bên kia của cuộc gọi.

Lợi ích của hệ thống điện thoại VoIP so với hệ thống điện thoại truyền thống là gì?

Lợi ích lớn nhất của VoIP là giảm ngay lập tức chi phí đàm thoại và giảm chi phí vật tư, thi công lắp đặt. Việc thiết lập, cài đặt hệ thống vô cùng đơn giản trên giao diện web có trình hướng dẫn dễ hiểu, người dùng phổ thông cũng có thể triển khai nhanh một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP chỉ trong vài phút.

SIP_conferencing
SIP_conferencing

Bằng cách cung cấp thoại trên đường Internet, người dùng có thể thực hiện các cuộc gọi nội bộ miễn phí không giới hạn về địa lý, có nghĩa là nhân viên có thể ở các chi nhánh khác nhau, làm việc tại nhà (WFH), làm việc tại các dự án ở ngoài văn phòng công ty mà có thể đàm thoại giữa các cá nhân hoặc đàm thoại nhóm đơn giản mà không mất cước phí. Hệ thống thoại VoIP giúp doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện quản lý thời gian, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành, bảo trì.

Các lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp

Lựa chọn hệ thống điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ là các văn phòng, chi nhánh công ty, ngân hàng, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện phù hợp là rất quan trọng vì nó có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp trong việc vận hành thành công. Các yếu tố mang các ý nghĩa quyết định:

  • Số lượng nhân viên sử dụng
  • Khả năng kết nối với người dùng và các phòng ban khác nhau.
  • Chi phí đầu tư của một hệ thống gồm tổng đài, điện thoại bàn, phụ kiện.
  • Chi phí thi công lắp đặt hệ thống.
  • Khả năng mở rộng trong tương lai.
  • Chi phí vận hành bảo trì.
  • Vị trí của khách hàng – Các doanh nghiệp thường muốn đạt được và duy trì sự hiện diện tại địa phương trong các khu vực địa lý của khách hàng ngay cả khi họ không có mặt tại đó.
  • Vị trí làm việc của nhân viên –Các doanh nghiệp hoạt động ở phạm vi rộng với nhiều chi nhánh hoặc quốc tế.