Hệ thống tổng đài điện thoại PABX truyền thống là một sản phẩm công nghệ liên lạc đã cũ. Tổng đài điện thoại Analog không chỉ tốn kém để duy trì mà còn phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, nhà sản xuất thiết bị phần cứng. Mỗi khi muốn lắp đặt một hệ thống tổng đài PABX hoặc thay thế một thiết bị tổng đài, điện thoại để bàn bị lỗi, sẽ khó tìm được các bộ phận thay thế và kỹ thuật viên có thể sửa chữa chúng. Bạn cũng sẽ gặp khó khăn hơn trong việc bổ sung các tính năng mới vào hệ thống điện thoại này khi các thiết bị, phần mềm sẽ không tương thích và điều đó sẽ gây ảnh hưởng tới chi phí và năng suất làm việc của cả doanh nghiệp và tổ chức.
Đây là thời điểm tốt để bạn cân nhắc nâng cấp hệ thống điện thoại lên thoại qua IP qua mạng LAN dây mạng và không dây Wi-Fi. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP không chỉ cung cấp cho bạn sự linh hoạt hơn về việc sử dụng điện thoại mà còn tiết kiệm chi phí hơn và cung cấp nhiều tùy chọn linh hoạt hơn cho doanh nghiệp. Vậy khi bạn nâng cấp lên VoIP thì cần cân nhắc tới chi phí gì và những rủi ro gì? Các vấn đề chính sau đây sẽ được đề cập khi bạn cân nhắc nâng cấp lên VoIP. Dưới đây là các thiết bị cần có cho một hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng IP.
Điện thoại để bàn
Điện thoại bàn giao thức SIP là một thiết bị đầu cuối hoạt động hoàn toàn khác so với điện thoại để bàn Analog. Chúng hoạt động trên nền tảng mạng Internet IP, có thể dùng dây cáp Ethernet 10/100Mbps, Gigabit hoặc mạng không dây Wi-Fi. Do vậy một trong những yếu tố quan trọng nhất của giải pháp VoIP là hiệu suất truyền dẫn cần được đảm bảo ổn định với băng thông rộng.
Điện thoại để bàn dùng cáp Ethernet 10/100Mbps và Gigabit
Điện thoại để bàn giá rẻ dùng cáp RJ45 tốc độ 10/100Mbps Atcom D20, D21 (PoE), D32, D33 (PoE) hoặc Gigabit Atcom D26, A16, A48, A68 là sự đảm bảo tốt về chất lượng thoại. Hầu hết các kết nối dùng dây đều đảm bảo ổn định về băng thông và kết nối do vậy chất lượng cuộc gọi luôn luôn tối ưu. Sử dụng điện thoại để bàn dùng dây mang lại các lợi ích:
- Sử dụng trên hạ tầng dây mạng LAN/WAN hiện có.
- Linh hoạt sử dụng Switch mạng hoặc Switch PoE số cổng tương đương với số lượng điện thoại bàn IP dự kiến.
- Có thể dùng chung với đường dây mạng kết nối với máy tính thuận tiện.
- Sử dụng tương tự điện thoại để bàn truyền thống, không mất nhiều thời gian làm quen.
- Nhiều tính năng hữu ích như chuyển line, màn hình LCD, bộ nhớ danh bạ lớn.
- Dễ dàng kết nối với tai nghe Call Center chuẩn RJ9.
- Dễ lắp đặt và sử dụng.
- Cài đặt nhanh chóng trên giao diện Web thân thiện.
- Tương thích với các tổng đài IP có trên thị trường.
Điện thoại để bàn hoạt động trên mạng Wi-Fi không dây
Điện thoại để bàn không dây Wi-Fi giá rẻ Atcom D2SW, D3SW, A20W cung cấp một giải pháp thoại linh hoạt và đơn giản hóa việc thi công lắp đặt. Chỉ cần nằm trong vùng phủ sóng Wifi, mạng điện thoại không dây này cung cấp cho bạn giải pháp thoại chất lượng cao cùng đầy đủ các tính năng tiên tiến của công nghệ VoIP như:
- Triển khai cực kỳ nhanh chóng.
- Linh hoạt khi bố trí vị trí lắp đặt, có thể di chuyển tới bất ký đâu miễn là trong vùng phủ sóng Wi-Fi..
- Không bị phụ thuộc vào hạ tầng dây mạng, cổng Switch.
- Không cần mua dây mạng, vật tư và công sức thi công.
- Dễ dàng lắp đặt tại các vị trí không có dây mạng.
- Nhiều tính năng hữu ích như chuyển line, màn hình LCD, bộ nhớ danh bạ lớn.
- Cài đặt nhanh chóng trên giao diện Web thân thiện.
- Tương thích với các tổng đài IP có trên thị trường.
Điện thoại lễ tân để bàn đa chức năng
Quầy lễ tân là trung tâm thông tin liên lạc của doanh nghiệp là công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, trường học, bệnh viện và các tổ chức khác. Điện thoại cố định đa chức năng Atcom A48WAC, A68WAC cho phép khách dễ dàng liên hệ với nhân viên lễ tân kèm theo khả năng hiển thị tên, hỗ trợ lời chào cá nhân và các phím bấm tắt tiện dụng, dễ thao tác. Hệ thống mạng điện thoại cũng cho phép quầy lễ tân đặt lời nhắc tự động (chẳng hạn như cuộc gọi đánh thức), có thể định tuyến các cuộc gọi đến các bộ phận khác,…. Điện thoại cố định đa chức năng sẽ có các tiện ích mở rộng chuyên dụng, như kế nối tới màn hình/ bàn phím mở rộng để tăng tính năng thao tác và hiển thị.
Tổng đài điện thoại
Là thiết bị trung tâm của bất kỳ hệ thống điện thoại nội bộ nào, tổng đài IP cần được tính toán về số lượng máy nhánh phù hợp, như đủ số lượng và khả năng mở rộng trong tương lai dễ dàng, giúp doanh nghiệp tối ưu được hệ thống và tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tổng đài VoIP hỗ trợ nhiều khả năng khác nhau, từ cách triển khai hệ thống đến cách định tuyến cuộc gọi vào các thời điểm khác nhau trong ngày đến khả năng ghi âm, giám sát, báo cáo cuộc gọi và hoạt động của từng số máy nhánh, v.v. các tùy chọn này có sẵn để phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
- IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
- IPX-2500: đáp ứng tối đa 500 máy nhánh/100 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 7500h, đàm thoại hội nghị, ….
Tổng đài điện thoại VoIP cung cấp một cách làm việc linh hoạt và dễ thích ứng hơn nhiều so với các giải pháp tổng đài điện thoại truyền thống, cho phép bạn tạo ra một phương thức giao tiếp hiệu quả với nhiều chức năng hơn, dễ sử dụng hơn và cuối cùng là có lợi về mặt chi phí, vận hành và bảo trì, nâng cấp hệ thống. Nó cũng sẽ giúp bạn linh hoạt và dễ nhớ hơn với chỉ với các số điện thoại hotline của doanh nghiệp, cho dù bạn đang ở xa văn phòng, ở văn phòng chi nhánh thứ hai hay có nhiều văn phòng, hay thậm chí làm việc ở nhà để thực hiện các cuộc gọi đến hoặc đi trong nội bộ và với khách hàng.
Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
Có nhiều yếu tố cần cân nhắc để lắp đặt và cài đặt một hệ thống tổng đài điện thoại và sau đó tích hợp với mạng LAN có dây hoặc không dây Wi-Fi. Khi lắp đặt mới hoặc nâng cấp lên hệ thống điện thoại VoIP, bạn cần đánh giá sẽ dùng hạ tầng cáp mạng có sẵn hay dùng mạng không dây Wi-Fi, vì toàn bộ dây điện thoại Analog cũ (nếu có) sẽ không dùng được với VoIP.
Mạng điện thoại dùng dây cáp Ethernet
- Kiểm tra đầu chờ RJ45 hoặc khả năng thi công lắp đặt mới.
- Kiểm tra số Port của Switch có tương ứng với số lượng điện thoại cần lắp đặt không.
- Kiểm tra tính năng PoE của Switch nếu dùng điện thoại để bàn PoE.
- Kiểm tra nguồn điện AC cấp cho điện thoại nếu không dùng PoE.
Mạng điện thoại không dây Wi-Fi
- Kiểm tra vùng phủ sóng Wi-Fi cho các vị trí đặt điện thoại.
- Kiểm tra nguồn điện AC cấp cho điện thoại.
Cho dù lắp đặt mới hoặc nâng cấp một hệ thống điện thoại hiện có lên VoIP thì bạn sẽ được hưởng các lợi ích giảm chi phí đầu tư và cước gọi, cải thiện năng suất, làm việc linh hoạt hay dễ dàng bảo trì, mở rộng. Bạn có thực hiện các cuộc gọi chất lượng cao trên VoIP nhờ các codec thoại HD giúp nén và giải nén âm thanh để truyền nhanh qua internet. Công nghệ này hoạt động trơn tru thông qua điện thoại VoIP, ứng dụng Softphone và thiết bị tổng đài IP. Rõ ràng là hệ thống tổng điện thoại là giải pháp cần được cân nhắc đầu tư đưa vào hoạt động sớm để bắt đầu hưởng lợi nhanh hơn những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức.