Lắp đặt tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp đã trải qua một chặng đường dài kể từ thời của những thiết bị cồng kềnh, phức tạp tổng đài PABX Analog cho tới tổng đài IP trên nền tảng VoIP. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ được hưởng lợi từ các tính năng viễn thông tiên tiến với nhiều tính năng, tiện ích chuyên nghiệp với giá thành rẻ hơn và dễ dàng lắp đặt, cấu hình hơn trên hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP bởi giao diện Web thân thiện, dễ hiểu. Mặc dù sau khi bạn đã tìm ra một mô hình hệ thống điện thoại phù hợp với doanh nghiệp của mình, thì bạn vẫn cần biết cách thiết lập một hệ thống tổng đài điện thoại để chúng hoạt động hiệu quả đúng như thiết kế ban đầu.
Để lắp đặt hệ thống điện thoại IP/VoIP, bạn cần có mạng LAN nội bộ có dây hoặc không dây Wifi và có kết nối internet mạnh mẽ, an toàn để có thể gọi ra ngoại mạng. Bạn cũng cần chọn các thiết bị tổng đài IP/VoIP và số lượng điện thoại bàn phù hợp với số lượng nhân viên sử dụng. Ben cạnh đó, bạn cũng cần tính tới khả năng mở rộng hệ thống tổng đài điện thoại trong tương lai, cũng như cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các tính năng, đảm bảo tính liên tục và bảo mật của doanh nghiệp, tất cả đều có giá cả phải chăng.
Contents
Các bước lắp đặt và cấu hình một hệ thống tổng đài điện thoại
Việc lắp đặt và thiết lập hệ thống VoIP rất dễ dàng khi được thực hiện đúng cách. Chúng ta hãy xem xét các thông tin sau:
- Xác định số lượng nhân viên cần dùng điện thoại bàn
- Mạng LAN nội bộ dùng loại có dây hay không dây Wifi
- Với mạng có dây, các đầu RJ45 đã chờ sẵn ở các vị trí cần lắp đặt điện thoại
- Nếu dùng mạng LAN không dây, các vị trí đặt điện thoại đã trong vùng phủ sóng Wifi
- Chọn tổng đài IP có số lượng máy nhánh tương ứng với số nhân viên cần dùng và dự kiến sẽ mở rộng thêm trong tương lai.
- Chọn điện thoại IP Phone có dây hoặc không dây Wifi tùy theo hạ tầng mạng LAN có sẵn.
Lắp đặt và cấu hình tổng đài IP
Bài viết được thực hiện dựa trên một hệ thống tống đài điện thoại của hãng PLANET (Taiwan – Đài Loan), các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP Phone của các hãng sản xuất khác lắp đặt, cài đặt và cấu hình tương tự.
Đầu tiên, hãy tìm vị trí thuận tiện về nguồn điện, dây mạng có đầu nối RJ45 sẵn và vị trí lắp đặt, đây là nơi thuận lợi nhất cho thiết bị tổng đài điện thoại PABX, có thể là trên bàn làm việc hoặc giá rack tập trung các thiết bị mạng chuyên nghiệp.
Sau đó, lần lượt thực hiện các bước:
- Cắm giắc mạng RJ45 vào cổng RJ45 của tổng đài IP.
- Kết nối tổng đài với các giao tiếp ngoại mạng, nội mạng.
- Cắm nguồn điện 100~240VAC vào thiết bị tổng đài
- Bật công tắc nguồn điện.
- Kết nối tổng đài với các thiết bị đầu cuối và mạng nội bộ + ngoại mạng
- Kết nối máy tính PC và mở trình duyệt Web, nhập địa chỉ IP, username/password để đăng nhập vào hệ thống
- Màn hình đăng nhập user/password
- Màn hình cài đặt, cấu hình cho tổng đài IP/VoIP
Cấu hình Siptrunk, tài khoản SIP tới các máy nhánh và các thông số khác. Chi tiết tham khảo tại ĐÂY
Cấu hình điện thoại IP/VoIP có dây
Điện thoại IP/VoIP có thể dễ dàng lắp đặt bằng cách đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường.
Người dùng cần chuẩn bị sẵn vị trí đặt máy có các điều kiện:
- Điện thoại VoIP không hỗ trợ PoE: vị trí lắp đặt cần có sẵn đầu chờ dây mạng RJ45 tốc độ 10/100Mbps (hoặc Gigabit) và nguồn điện 100~240VAC.
- Điện thoại IP có hỗ trợ PoE. Vị trí lắp đặt có sẵn cáp mạng đầu chờ RJ45 cấp nguồn PoE.
Kết nối máy tính PC với điện thoại IP Phone
Kết nối máy tính PC và điện thoại IP Phone
- Mở trình duyệt Web, nhập địa chỉ IP, sau đó đăng nhập với username/password
- sau đây là màn hình cài đặt và cấu hình cho điện thoại IP/VoIP.
Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP/VoIP
Hệ thống tổng đài kết nối nhiều điện thoại để bàn hoặc ứng dụng VoIP của doanh nghiệp, giúp nhân viên dễ dàng thiết lập các cuộc gọi qua mạng Internet thay vì sử dụng đường dây điện thoại analog riêng truyền thống. Nó tập trung các cuộc gọi, cuộc họp đàm thoại và cho phép các doanh nghiệp giao tiếp với nhóm nhân viên trong nội bộ, với khách hàng, nhà cung cấp, v.v. thông qua các điện thoại bàn VoIP hoặc một ứng dụng VoIP trên bất kỳ thiết bị smartphone, table PC, PC kết nối trong mạng LAN/ internet nào. Nó cho phép nhân viên nhận cuộc gọi từ mọi nơi, giúp họ kết nối và làm việc hiệu quả cho dù các nhóm hoàn thành công việc của họ bằng cách nào hoặc ở đâu.
Với hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các cuộc gọi thoại điểm-điểm sang đàm thoại hội nghị dễ dàng mà không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Các tính năng hiện đại được tích hợp sẵn miễn phí như lễ tân ảo IVR, ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, …. giúp các doanh nghiệp sử dụng nâng cao hình ảnh và thương hiệu mà không cần mất thêm chi phí. Nó cũng linh hoạt hỗ trợ mở rộng dễ dàng bằng phần mềm và cấu hình, cài đặt tại chỗ hoặc từ xa qua mạng Internet.