Đã có thời gian thiết bị hội nghị âm thanh và truyền hình trực tuyến là một thứ xa xỉ mà chỉ những tập đoàn, doanh nghiệp lớn mới có thể mua được. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thiếu nguồn lực để triển khai thiết bị hội nghị phức tạp và thuê các chuyên gia kỹ thuật để khai thác hình thức truyền thông này. Nhưng hội nghị âm thanh và truyền hình hiện nay đã trở nên dễ tiếp cận hơn và giá cả phải chăng hơn, và đôi khi miễn phí!. Điều này chủ yếu là nhờ vào sự phát triển liên tục của thoại qua IP (VoIP) và các nền tảng hỗ trợ họp trực tuyến truyền hình. Ngày nay, các doanh nghiệp SMEs thực sự đã có thể trang bị công cụ giao tiếp và cộng tác mạnh mẽ này cho doanh nghiệp của mình với nhiều lựa chọn khác nhau về ngân sách.

Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình là một loại cuộc họp trực tuyến mà hai hoặc nhiều người tham gia vào một cuộc gọi nghe nhìn trực tiếp. Với kết nối internet mạnh mẽ, những người tham gia có thể nhìn, nghe và nói chuyện với nhau trong thời gian thực, bất kể họ ở đâu trên thế giới. Trong kinh doanh, mọi người thường sử dụng hội nghị truyền hình để giao tiếp và cộng tác trong và ngoài một tổ chức. Bạn chỉ cần thiết lập phần cứng và phần mềm cần thiết để tận dụng tối đa trải nghiệm.

Các thành phần cơ bản của một hệ thống hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình mang những người làm việc từ những nơi khác nhau lại với nhau trong một phòng họp ảo. Để biến điều đó thành có thể, bạn sẽ cần:

  • Các thiết bị hội nghị: Webcam, Camera hội nghị, tai nghe chống ồn, loa hội nghị, v.v.)
  • Thiết bị hiển thị video (máy tính xách tay, màn hình máy tính để bàn hoặc màn hình tivi)
  • Máy tính hoặc điện thoại hội nghị
  • Phần mềm hội nghị truyền hình
  • Kết nối internet ổn định

Một số văn phòng có các phòng họp video chuyên dụng, nơi họ lưu giữ các máy ảnh và màn hình video độ nét cao cũng như hệ thống âm thanh chất lượng hàng đầu được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp. Tất nhiên, điều này sẽ nâng cao trải nghiệm — nhưng sự thật là bạn có thể có những cuộc họp video hiệu quả chỉ với một chiếc máy tính xách tay và phần mềm phù hợp.

Các loại hội nghị truyền hình

Hội nghị điểm – điểm:

Trong hội nghị truyền hình điểm-điểm, chỉ có hai người tham gia giao tiếp từ các địa điểm khác nhau trong thời gian thực. Ví dụ:

  • Hỗ trợ khách hàng một đối một: Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại được trang bị để cung cấp trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa. Với thiết bị và phần mềm phù hợp, họ có thể giải quyết các mối quan tâm và thắc mắc ngay lập tức.
  • Phỏng vấn xin việc: Nhà tuyển dụng có thể đẩy nhanh quá trình tuyển dụng bằng cách thực hiện các cuộc phỏng vấn việc làm trực tuyến. Điều này đã trở thành một thực tế khá phổ biến, đặc biệt là đối với các công ty cung cấp tính linh hoạt từ xa.

Hội nghị đa điểm

Hội nghị truyền hình đa điểm liên quan đến ba người tham gia trở lên; đó là lý do tại sao nó còn được gọi là “hội nghị truyền hình nhóm”. Điều này khác với cách gọi ba chiều vốn là một tính năng của nhiều hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Với hội nghị đa điểm, bạn có thể tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp với các nhóm lớn hơn. Điều này làm cho nó lý tưởng cho các doanh nghiệp có một số địa điểm văn phòng và những người làm việc ở xa. Trong những trường hợp như thế này, một cầu nối hội nghị rất hữu ích. Cầu nối hội nghị về cơ bản là phần mềm hoặc phần cứng được sử dụng làm trung tâm cho một cuộc gọi hội nghị lớn. Hãy coi đó là một cách để các nhóm người khác nhau tham gia một cuộc họp. Có nhiều cách để bạn tiến hành hội nghị truyền hình đa điểm, thường tùy thuộc vào số lượng diễn giả tích cực trong cuộc họp và tổng số người tham gia. Ví dụ:

  • Họp nhóm: Người lao động tiến hành các cuộc họp nhóm để đạt được một mục tiêu cụ thể. Nó yêu cầu các máy ảnh chất lượng cao hơn để chụp một căn phòng đầy người và một micrô mở rộng để đảm bảo âm thanh của bạn rõ ràng.
  • Hội thảo: Hội thảo trên web là một bài thuyết trình trực tuyến nhằm mục đích giáo dục người tham gia. Không giống như các cuộc họp nhóm, vốn là các cuộc thảo luận mở, hội thảo trên web đặt trọng tâm vào diễn giả hoặc người điều hành. Các doanh nghiệp thường sử dụng định dạng này để giới thiệu và giới thiệu sản phẩm.

Hội nghị truyền hình hoạt động như thế nào?

Hội nghị truyền hình được cung cấp bởi VoIP, công nghệ giúp giao tiếp thoại qua internet có thể thực hiện được. Để chuyển tín hiệu âm thanh và hình ảnh giữa hai địa điểm, VoIP dựa vào các thuật toán đặc biệt được gọi là codec (bộ mã hóa-giải mã).

  • Nén dữ liệu (mã hóa): Hãy tưởng tượng một cuộc họp video đang diễn ra. Máy ảnh thu tín hiệu video tương tự và khi ai đó nói, micrô sẽ thu tín hiệu âm thanh của họ. VoIP biến các tín hiệu này thành các gói dữ liệu để Internet hiểu và bắt đầu truyền.
  • Truyền dữ liệu và giải nén (giải mã)Các gói dữ liệu truyền qua internet. Khi đến đích, chúng sẽ chuyển trở lại thành tín hiệu video và âm thanh tương tự để những người tham dự ở phía bên kia có thể nhìn và nghe thấy.

Các giải pháp hội nghị thường đi kèm với tính năng khử tiếng vọng để loại bỏ độ trễ âm thanh. Bằng cách này, âm thanh và video vẫn được đồng bộ hóa. Tùy thuộc vào nhà cung cấp bạn chọn, bạn sẽ thấy rằng có nhiều tính năng khác khiến hội nghị truyền hình trở thành một công cụ kinh doanh mạnh mẽ như vậy.

Lợi ích của hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình đang thay đổi cách các tổ chức giao tiếp và cộng tác. Nếu công ty của bạn vẫn phụ thuộc vào hội nghị âm thanh, bạn có thể muốn xem những lợi ích sau của giao tiếp video:

  • Phần mềm hội nghị truyền hình thường đi kèm với tính năng chia sẻ màn hình, truyền tệp, trò chuyện nhóm và các tính năng khác giúp tăng cường cộng tác ngay lập tức, giúp người dùng đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn và làm việc hiệu quả hơn.
  • Hội nghị truyền hình trở nên hấp dẫn hơn nhiều so với các hình thức giao tiếp khác, không những truyền âm thanh giọng nói, mà còn cho phép người dùng xem ngôn ngữ cơ thể và nét mặt ngay cả khi không tham gia vào các tương tác trực tiếp.
  • Dữ liệu trực quan thường được xử lý nhanh hơn so với văn bản hoặc âm thanh. So với cuộc họp bằng âm thanh, những người tham dự cuộc họp có nhiều khả năng hiểu và lưu giữ thông tin hiệu quả hơn khi có video. Hình ảnh cũng có thể giúp họ tỉnh táo và tập trung vào cuộc thảo luận.
  • Thời gian bắt đầu và kết thúc của hội nghị truyền hình thường được xác định trước. Bằng cách này, những người tham dự có ít thời gian hơn để nói chuyện nhàn rỗi và có nhiều khả năng bám sát chương trình làm việc hơn.
  • Trong hầu hết các trường hợp, các mục tiêu của cuộc họp trực tiếp cũng có thể được thực hiện thông qua hội nghị truyền hình. Các cuộc phỏng vấn việc làm, hội thảo trên web và các cuộc họp kinh doanh — tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần phải tốn chi phí đi lại và dễ dàng tổ chức bất kì thời gian nào. Đôi khi, các công ty cần có những cuộc họp quan trọng với các đối tác từ các nơi khác trong nước hoặc trên thế giới. Nhờ hội nghị truyền hình, họ sẽ không phải điều phối và trả tiền cho các chuyến bay, chỗ ở và đồ ăn (mà họ cần thực hiện với các cuộc họp trực tiếp).
  • Sự gia tăng của hội nghị truyền hình làm cho khả năng có một lực lượng lao động hoàn toàn từ xa thậm chí còn có giá trị. Bằng chứng cho điều này là thực tế là các doanh nghiệp hiện có thể hoạt động mà không cần văn phòng thực tế và thuê nhân viên từ khắp nơi trên thế giới.Ngay cả khi nhóm của bạn đang làm việc từ các địa điểm khác nhau, họ vẫn có thể hoàn thành công việc trong khi duy trì mối quan hệ giữa con người và nghề nghiệp — tất cả là do họ có thể tham gia cuộc họp bất kỳ lúc nào bằng bất kỳ thiết bị nào.

Không tìm thấy sản phẩm nào khớp với lựa chọn của bạn.